A.5.33
기록 보호
조직적 통제확인사항 6증적 6사례 6
통제 목적
기록 보호는 조직이 법령/규제/계약/업무 요구사항에 따라 보존해야 하는 기록(회계 및 거래 기록, 계약서, 인사 기록, 감사 로그, 개인정보 처리 기록 등)을 분실, 파손, 위변조, 무단 접근, 무단 유출로부터 보호하도록 요구하는 통제입니다. 기록은 법적 증거력, 책임 추적, 규제 대응, 업무 연속성의 근거가 되므로 보존기간 내내 진본성, 완전성, 가독성, 이용 가능성이 유지되어야 합니다. 목적은 기록 유형별 보존기간과 보호 수준을 정의하고, 매체 열화, 재생 기술 노후화, 무단 변경에 대비하여 기록의 신뢰성과 접근성을 보존기간 종료 및 안전한 파기 시점까지 유지하는 데 있습니다.
주요 확인사항
- 법령/규제/계약/업무 요구사항에 따라 보존해야 할 기록의 유형과 각 보존기간이 식별되고 문서화되어 있는가?
- 기록을 분실/파손/위변조/무단 접근/무단 유출로부터 보호하기 위한 저장, 접근통제, 암호화, 무결성 보장 방안이 마련되어 있는가?
- 장기 보존 기록의 매체 열화 및 재생 기술 노후화에 대비한 매체/포맷 이전과 가독성 유지 방안이 있는가?
- 보존기간이 만료된 기록을 정해진 절차에 따라 안전하게 파기하고 그 결과를 관리하는가?
- 개인정보 및 기밀정보가 포함된 기록의 보존기간과 접근권한이 최소화 원칙에 따라 관리되는가?
- 감사 및 증거 목적으로 요구되는 기록의 진본성과 신뢰성을 사후에 입증할 수 있는가?
이행 지침
- 기록 보존 스케줄을 수립하여 기록 유형별 법적/규제/계약 근거, 보존기간, 보관 위치, 책임자, 파기 시점을 정의합니다.
- 기록 저장소에 접근통제, 암호화, 백업, 변경 이력 관리, 로깅을 적용하여 무단 접근/변경/삭제를 방지하고 무결성을 보장합니다(전자기록은 해시, 전자서명, WORM 저장 등 위변조 방지 수단을 활용).
- 장기 보존 기록은 매체 열화와 재생 소프트웨어/하드웨어 노후화에 대비하여 주기적 매체 이전, 포맷 표준화, 판독 가능성 점검 계획을 마련합니다.
- 개인정보/민감정보 기록은 목적과 의무에 맞는 보존기간을 정하고, 삭제 전 법적 보존 명령이나 분쟁 관련 보존 필요성을 확인합니다. 더 이상 보존 근거가 없으면 적절한 방식으로 삭제/파기하고 결과를 기록합니다.
- 백업과 보관본에도 정보 민감도에 맞는 보호를 적용하고, 복구 목적과 법적 의무에 근거한 별도 보존/만료 주기를 정합니다. 운영본에서 삭제한 정보가 복원되어 다시 사용되지 않도록 제한과 재삭제 절차를 마련합니다(A.7.10, A.8.10 연계).
- 기록의 생성/보관/이관/파기 전 과정에 대한 관리 책임을 지정하고, 감사 및 규제 요청 시 신속히 검색/제출할 수 있도록 색인 및 분류 체계를 유지합니다.
증적자료
- 기록 보존 스케줄 및 기록관리 정책(유형별 보존기간, 법적 근거, 파기 시점)
- 기록 저장소 접근권한 목록 및 접근 로그, 암호화/WORM/무결성 검증 설정 내역
- 장기 보존 기록의 매체/포맷 이전 계획 및 판독 가능성 점검 기록
- 보존기간 만료 기록의 파기 계획서 및 파기 확인서/파기 대장
- 백업 및 아카이브 보호 설정과 보존기간 적용 내역
- 감사/규제 요청에 따른 기록 검색 및 제출 이력
부적합 사례
- 기록 유형별 보존기간이 정의되지 않아 법정 보존 기록이 임의로 삭제되거나 불필요하게 장기 보관되는 경우
- 회계/거래 기록 등 법정 보존 대상 기록이 접근통제/무결성 보장 없이 공유 폴더에 방치되어 위변조 위험에 노출된 경우
- 장기 보존 기록의 매체 열화 및 포맷 노후화에 대한 대비가 없어 보존기간 내 기록을 판독할 수 없는 경우
- 보존기간이 끝난 개인정보 기록을 법적 보존 의무 등 정당한 근거 없이 계속 보관하는 경우
- 감사 로그가 변경 방지 조치 없이 저장되어 사후에 위변조 여부를 입증할 수 없는 경우
- 규제기관의 기록 제출 요구에 대응할 색인/검색 체계가 없어 요구 기간 내 제출하지 못하는 경우